L’Enterprise Content Management per la gestione dei documenti
Per Enterprise Content Management (ECM) si intende l’insieme di strumenti che consentono la gestione della documentazione, sia prodotta che ricevuta, all’interno di un’organizzazione, indipendentemente dal suo formato.
Alecsandria ha forti competenze – certificate da diversi progetti realizzati per la media e grande impresa – sulle seguenti componenti ECM:
Sistema di acquisizione
Sistemi di Form Processing (OCR, ICR, OMR, BCR, HCR)
- Optical Character Recognition (OCR): Riconoscimento ottico dei caratteri
- Intelligent Character Recognition (ICR): Riconoscimento intelligente dei caratteri
- Optical mark recognition (OMR): Riconoscimento ottico dei checkbox
- Barcode Recognition: Riconoscimento Barcode
- Handprint recognition: Riconoscimento scrittura manuale
Sistema di gestione
Il componente di Gestione si occupa sia del controllo, che dell’indicizzazione oltre che della verifica dell’integrità delle informazioni acquisite.
- Document Management System (DMS): letteralmente “Sistema di gestione dei documenti”, è una categoria di sistemi software che serve ad organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.
- Content Management System (CMS): un’applicazione lato server che generalmente si appoggia su un database per l’archiviazione dei contenuti. Si suddivide in due parti. La prima è una sezione di amministrazione (back end), per organizzare e supervisionare la produzione dei contenuti; la seconda, invece, è una sezione applicativa (front end), dove l’utente web fruisce dei contenuti e delle applicazioni del sito.
- Records Management (RM): si tratta della gestione dei record di un’organizzazione in tutto il loro ciclo di vita, dal momento in cui sono stati creati fino al loro smaltimento finale. Questo include: l’identificazione, la classificazione, l’archiviazione, la sicurezza, il recupero, il monitoraggio ed infine la distruzione o la conservazione permanente dei documenti
- Business Process Management (BPM): l’insieme di attività necessarie per definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali, al fine di creare un processo orientato a rendere efficiente ed efficace il business dell’azienda. Vedere la sezione del sito dedicata.
Le nostre competenze
KOFAX
Kofax consente di automatizzare i processi anche in presenza di attività manuali su sistemi non integrati, scambi di documenti non digitali e collegamento dei sistemi di front- e back-office. Ciò consente di aumentare significativamente il coinvolgimento dei clienti, ma anche di ridurre i costi operativi e il rischio di non conformità normativa. In questo modo aumentano sia la competitività, che la crescita ed i profitti. L’ampia gamma di funzionalità di Kofax comprende l’automazione dei processi robotici, la gestione dei processi aziendali, la fatturazione intelligente OCR/multichannel e altre funzioni business-critical. Come risultato, più di 20.000 clienti in tutto il mondo hanno ottenuto rapidi ritorni sugli investimenti in settori quali servizi finanziari, assicurazioni, governo, sanità, logistica e altri.
DOCUMENTUM
Documentum è un ambiente unificato per acquisire, accedere, organizzare, controllare, recuperare e archiviare qualsiasi tipo di informazione non strutturata all’interno di un’azienda. Offre anche un’architettura affidabile, scalabile, con fault tolerance ed estensibile sia per gestire che per controllare tutti i tuoi contenuti informativi. Inoltre supporta ambienti diversi utilizzando standard aperti come CMIS (Content Management Interoperability Service), in un’architettura orientata ai servizi.
Documentum si divide in:
– Content: gestione completa dei contenuti attraverso un repository sicuro per la ricerca e l’utilizzo delle informazioni, proteggendo la privacy e la sicurezza. Acquisisce, condivide e conserva i diversi contenuti, permette la creazione di versioni, l’esecuzione di ricerche e lo sviluppo di applicazioni personalizzate di elaborazione del contenuto.
– Capture: tecnologia di acquisizione per guadagnare efficienza, migliorare la soddisfazione del cliente, e il ciclo end-to-end. Raccolta e validazione del documento. Robusta acquisizione distribuita e capacità di riconoscimento avanzate.
– Comunicate: automatizza la creazione e la distribuzione di comunicazioni in formato elettronico attraverso strumenti di authoring familiari per creare contenuti per la distribuzione multi-canale (per esempio stampa, e-mail, web e dispositivi mobile).
– Process: approccio case management avanzato per allegare documenti ai processi BPM. Consente alle persone di capire chi ha bisogno di agire, quando e quali altre informazioni sono disponibili da sistemi aziendali.
ALFRESCO
Alfresco è un sistema open source di ECM completo ed universale, diviso in quattro componenti:
1. Document Management: cattura, condivide e archivia diversi contenuti. Permette anche la creazione di versioni, l’esecuzione di ricerche e lo sviluppo di applicazioni personalizzate di elaborazione del contenuto.
2. Web Content Management: offre siti progettati e sviluppati secondo le ultime linee guida in termini di tecnologia e comunicazione. Inoltre permette la realizzazione di sistemi di partecipazione e condivisione tra utenti. Assicura anche una facile configurazione semplice mediante web script riutilizzabili e una grande scalabilità a basso costo basata su software e hardware disponibili sul mercato.
3. Records Management: offre tutte le funzionalità necessarie per classificare ed estrarre automaticamente i metadati, semplificare l’archiviazione delle email, effettuare audit completi, integrarsi con i flusii di lavoro e convertire automaticamente in PDF e ODF, nonché creare servizi di esportazione a supporto dei processi di archiviazione sostitutiva.
4. Collaborative Content Management: consente di gestire i contenuti presenti nell’archivio Alfresco, in modo collaborativo e pre-configurato, trovare rapidamente i contenuti pertinenti alle proprie esigenze, consultare gli esperti, esaminare i progetti lavorati in passato o in lavorazione e mantenersi aggiornati su tutte le modifiche rilevanti.
Le nostre competenze
KOFAX
Kofax è un fornitore leader di soluzioni software e servizi che consentono di automatizzare i processi, anche in presenza di attività manuali su sistemi non integrati, scambi di documenti non digitali o collegamento di sistemi di front- e back-office. Ciò consente di aumentare significativamente il coinvolgimento dei clienti e di ridurre i costi operativi, riducendo al contempo il rischio di non conformità normativa, aumentando la competitività, ma anche la crescita ed i profitti.
DOCUMENTUM
Con Documentum potete accedere a tutto il vostro contenuto da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo, senza dovervi preoccupare di problemi di sicurezza o di prestazioni. La piattaforma è costruita con un’architettura aperta che permette agli utenti di creare le proprie applicazioni utilizzando l’API CMIS che viene fornita con ogni installazione di Documentum.
Documentum si divide in:
– Content: gestione completa dei contenuti attraverso un repository sicuro per la ricerca e l’utilizzo delle informazioni.
– Capture: tecnologia di acquisizione per guadagnare efficienza, migliorare la soddisfazione del cliente, e il ciclo end-to-end.
– Comunicate: automatizza la creazione e la distribuzione di comunicazioni in formato elettronico attraverso strumenti di authoring familiari per creare contenuti per la distribuzione multi-canale, stampa, e-mail, web e dispositivi mobile.
– Process: approccio case management avanzato per allegare documenti ai processi BPM.
ALFRESCO
Alfresco è un sistema open source di ECM completo ed universale, diviso in quattro componenti:
– Document Management: cattura, condivide e archivia diversi contenuti. Permette anche la creazione di versioni, l’esecuzione di ricerche e lo sviluppo di applicazioni personalizzate di elaborazione del contenuto.
– Web Content Management: offre siti progettati e sviluppati secondo le ultime linee guida in termini di tecnologia e comunicazione. Inoltre assicura una facile configurazione mediante web script riutilizzabili e una scalabilità a basso costo.
– Records Management: offre tutte le funzionalità necessarie per classificare ed estrarre automaticamente i metadati, semplificare l’archiviazione delle email, effettuare audit completi, integrarsi con i flussi di lavoro e convertire automaticamente in PDF e ODF.
– Collaborative Content Management: consente di gestire i contenuti in modo collaborativo e preconfigurato, trovare rapidamente i contenuti pertinenti, consultare gli esperti, esaminare i progetti lavorati in passato o in lavorazione e mantenersi aggiornati su tutte le modifiche rilevanti.
