L’importanza della gestione documentale e dell’automazione dei processi per il settore turistico.

Il report di Smartpricing “Prenotazioni alberghiere: le tendenze dell’estate 2023” ci dice che nel 2022 i viaggiatori  hanno prenotato online il 66% degli alloggi. Però solo il 30% delle transazioni sono state condotte tramite intermediari, mentre il 69,7% di prenotazioni online sono state effettuate direttamente dal turista sulla pagina web dell’albergo o della struttura ricettiva.
Questa è un’importante inversione di tendenza, infatti nel 2019 la situazione era opposta (68,7% delle prenotazioni tramite intermediari e 31,3% dirette).

SiteMinder ha pubblicato la classifica dei 12 canali di prenotazione più redditizi del 2022. In terza posizione, dopo Booking ed Expedia, troviamo le prenotazioni effettuate direttamente sui siti web degli hotel.

Il settore turistico sta vivendo una profonda trasformazione, in particolare nel modo in cui i viaggiatori cercano le informazioni sulle destinazioni ed effettuano le prenotazioni.

La crescita delle prenotazioni online è evidente. Infatti un numero sempre maggiore di turisti preferisce prenotare direttamente sui siti web delle strutture ricettive. Questa tendenza rappresenta un cambiamento significativo rispetto al passato, quando le prenotazioni venivano spesso effettuate attraverso intermediari. Di conseguenza, le strutture ricettive devono adattarsi e gestire direttamente le richieste dei viaggiatori.

In questo contesto, la gestione documentale e l’automazione dei processi giocano un ruolo cruciale nel garantire un’efficienza operativa, ridurre i costi e migliorare l’esperienza del cliente.

La gestione documentale e l’automazione dei processi offrono numerose applicazioni nel settore turistico, consentendo di semplificare e velocizzare le interazioni tra clienti e operatori turistici.
Uno dei settori in cui l’automazione dei processi si è dimostrata particolarmente utile è la gestione delle richieste di informazioni e dei preventivi.

Attualmente, sul mercato esistono numerosi software per la gestione delle prenotazioni, che si occupano del calendario, dei sistemi di pagamento e delle operazioni di check-in e check-out. Tuttavia, queste soluzioni, sebbene indispensabili per gli operatori turistici, non affrontano completamente il problema della gestione di grandi volumi di richieste di informazioni.

Per far fronte a questa sfida, Alecsandria Digital ti supporta nella realizzazione di soluzioni di Intelligent Document Processing basate su tecnologie innovative, come l’intelligenza artificiale, la computer vision, l’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) e il machine learning. L’obiettivo è quello di realizzare sistemi in grado di comprendere le email in entrata, interpretarne il contenuto ed estrarre i dati pertinenti per fornire risposte automatiche tempestive.

L’automazione di questo processo consente alle strutture turistiche di gestire in modo efficiente e tempestivo le richieste di informazioni da parte dei viaggiatori, migliorando l’esperienza del cliente e ottimizzando l’utilizzo delle risorse.

L’ottimizzazione dei flussi documentali in queste realtà imprenditoriali ha ripercussioni dirette sui risultati di business e sull’immagine delle aziende nel settore turistico. Grazie all’uso delle soluzioni innovative di gestione documentale e automazione dei processi, le aziende possono rispondere prontamente alle richieste dei clienti, migliorando l’efficienza operativa e aumentando la soddisfazione dei viaggiatori. Inoltre, queste soluzioni consentono alle aziende di adattarsi alle aspettative digitali dei viaggiatori moderni, fornendo un servizio rapido, personalizzato ed efficiente.

I vantaggi della gestione documentale

La gestione documentale automatizzata offre numerosi vantaggi nel settore turistico:

• Riduce notevolmente il carico di lavoro amministrativo. Di conseguenza consente agli operatori turistici di concentrarsi su attività di valore aggiunto come l’assistenza ai clienti.
• Favorisce efficienza operativa e tempi di risposta più rapidi semplificando la gestione di prenotazioni, richieste dei clienti e comunicazioni interne.
• Migliora la collaborazione tra attori del settore grazie all’accesso rapido e efficiente alle informazioni condivise.
• Favorisce una maggiore efficienza operativa e tempi di risposta più rapidi, semplificando la gestione dei documenti di prenotazione, delle richieste dei clienti e delle comunicazioni interne.
• Riduce gli errori e migliora la precisione dei dati, contribuendo a una maggiore affidabilità delle informazioni gestite.

I vantaggi dell’automazione dei processi

L’automazione dei processi offre ulteriori vantaggi nel settore turistico:

• Elimina le attività manuali ripetitive, come la generazione di documenti standardizzati o la gestione dei pagamenti, consentendo un’ottimizzazione dei flussi di lavoro e dei processi interni.
• Produce un’accelerazione delle attività e nella riduzione del rischio di errori umani.
• Facilita l’integrazione di sistemi e piattaforme diverse, consentendo una maggiore interconnessione tra le varie fasi del viaggio turistico, come prenotazione, gestione dei trasporti e servizi di supporto.

In conclusione, l’adozione della gestione documentale e dell’automazione dei processi nel settore turistico offre un’ampia gamma di applicazioni pratiche, come per esempio la semplificazione della gestione delle prenotazioni e delle richieste di informazioni e preventivi. L’obiettivo è quello di migliorare l’efficienza, la qualità del servizio e l’esperienza complessiva dei viaggiatori.

Per le aziende che operano nel settore turistico, Alecsandria Digital è il partner giusto per lo sviluppo di applicazioni personalizzate .